Внедрение корпоративных информационных систем – просто о сложном

Не секрет, что многие процессы в компании можно, а, зачастую, и нужно,  автоматизировать. Подготовка управленческой и бухгалтерской отчетности, продажи продукции и планирование производства, контроль и анализ взаимодействия с партнерами и клиентами – вот далеко не полный перечень тех сфер бизнеса, в которых эффективность часто зависит от наличия у компании соответствующих информационных компьютерных систем.

Однако многие менеджеры при принятии решения о внедрении корпоративных информационных систем (КИС) сталкиваются с проблемами, значительно затрудняющими процесс автоматизации.

Действительно, почему до 70% внедренческих проектов оканчиваются неудачей? Почему многие проекты по использованию корпоративной информационной системы  приносят не повышение эффективности управления, а лишь убытки? Как выбрать и грамотно внедрить информационную систему у себя в компании и избежать критических ошибок? Как превратить КИС в реальное конкурентное преимущество своей компании?

Где же найти ответы на эти вопросы? Книги, посвященные управлению информационными системами, часто оказываются слишком сложными для восприятия нетехническим специалистом. Статьи в Интернете не освещают вопрос достаточно глубоко, а IT-отдел предприятия, как правило, обладает специалистами в области администрирования компьютерной сети и поддержки пользователей, но не в области управления серьезными проектами по внедрению КИС, требующими не только технического, но и управленческого подхода.

Возможный выход из данной ситуации – отдать процесс автоматизации на аутсорсинг консалтинговым или внедренческим IT-компаниям. Однако и это не снимает полностью всю ответственность за данный процесс с менеджера компании-заказчика.

Если говорить о том, как же грамотно выстроить процесс внедрения КИС у себя в компании, то имеет смысл начинать с полного анализа бизнес-процессов и их оптимизации. Без грамотной организационной работы никакая информационная система не сможет повысить эффективность деятельности организации, более того, может привести к серьезным убыткам из-за, например, дублирования функций каких-то сотрудников.

После оптимизации организационной структуры и бизнес-процессов, необходимо определить, собственно, желаемую сферу автоматизации. Крайне малое количество компаний берется внедрять КИС сразу во всех сферах (процессах) деятельности, более того, это часто оказывается и абсолютно ненужным. Главное на этом этапе – грамотно определить проблему, которую компания собирается решить с помощью автоматизации. Например, это может быть организация единого документооборота с целью сокращения времени на обработку документации и повышения эффективности коммуникации между структурными подразделениями компаниями.

Следующим этапом будет поиск и анализ имеющихся на рынке предложений. Это могут быть как уже готовые продукты различного уровня (примеры – 1С:Предприятие, Инталев, Эффект-офис и т.п.), так и решения на базе так называемых «платформ», на которые надстраиваются модули, оптимизированные именно под организацию-заказчик (примеры – Scala, Axapta и т.п.). На этом этапе лучше обратиться к профессионалам в области автоматизации бизнеса, например, к IT-консультантам. Они помогут не ошибиться на стадии выбора подходящей системы, а также подобрать оптимальное решение по соотношению цена/качество.
Когда дело доходит непосредственно до внедрения КИС, следует серьезно задуматься еще о двух задачах.
Первая – это создание команды по управлению внедрением, состоящей из менеджеров высшего и среднего звена, чьи сферы затрагивает автоматизация, экономистов, а также технических специалистов, как собственных, так и привлеченных (например, консультантов).
Вторая задача – мотивация и обучение персонала. Много проектов по внедрению информационных систем оканчивались неудачей именно из-за низкой мотивации обычных сотрудников компании – зачастую их просто ставят перед фактом необходимости использования новой системы, не задумываясь ни об обучении, ни о мотивировании на повышение эффективности их работы. Скрытый «саботаж» работниками изменений в компании – процесс частый, но, к сожалению, ему недостаточно уделяют внимание, как менеджеры компаний-заказчиков, так и консультанты.
И, напоследок, когда новая система уже внедрена в деятельности компании, не забудьте оценить изменения в эффективности деятельности вашей компании. Ведь не следует забывать, что внедрение информационной системы – это инвестиционный проект, и, как всякие инвестиции, должен приносить прибыль компании.

Александр Беспалов
консалтинговая группа «Беспалов и партнеры»
www.bespalov-group.ru